Cài Đặt Trả Lời Tự Động Zalo Ngoài Giờ Cho Nick Cá Nhân

Khách mua hàng online nhắn tin vào đủ mọi giờ: 22h tối sau khi lướt mạng, 6h sáng trước giờ đi làm, giữa trưa khi cả shop đang nghỉ. Nếu khách nhắn mà không ai phản hồi, rất có thể họ sẽ hỏi sang shop khác.

Trả lời tự động Zalo giúp bạn luôn có một câu phản hồi lịch sự, cho khách biết khi nào shop trả lời và khách nên làm gì trong lúc chờ. Bài viết hướng dẫn cài đặt trên ZChat cho nick Zalo cá nhân, kèm các mẫu tin nhắn dùng ngay.

Trả lời tự động Zalo hoạt động như thế nào trên ZChat?#

Bạn tạo các quy tắc. Mỗi quy tắc gồm: áp dụng cho nick nào, chạy vào giờ nào và ngày nào, giãn cách bao lâu, và nội dung gửi đi. Khi có tin nhắn mới, ZChat kiểm tra lần lượt:

1. Tin nhắn 1-1: tin trong nhóm và tin hệ thống được bỏ qua.
2. Đúng khung giờ và ngày của quy tắc, theo giờ Việt Nam. Khung giờ qua đêm như 18:00–08:00 được hiểu là từ tối hôm nay đến sáng hôm sau.
3. Chưa có người của shop vừa trả lời khách này. Nhân viên đang chat thì bot không chen ngang.
4. Khách chưa nhận tin tự động trong khoảng giãn cách.

Khi đủ điều kiện, ZChat chờ khoảng 1,5–2,5 giây (như người đang gõ) rồi gửi. Nếu nhiều khách nhắn cùng lúc, các tin tự động của một nick được xếp hàng, cách nhau ít nhất 3 giây để không gửi dồn dập.

Hướng dẫn cài trả lời tự động Zalo từng bước#

Bước 1: Tạo quy tắc mới#

Vào Công cụ → Trả lời tự động, bấm Tạo trả lời tự động. Đặt tên gợi nhớ, ví dụ "Ngoài giờ hành chính".

Bước 2: Chọn nick áp dụng#

Chọn Mọi nick nếu muốn dùng chung cho tất cả các nick, hoặc chọn riêng một nick. Ví dụ nick bán sỉ và nick bán lẻ có giờ làm việc khác nhau thì tạo hai quy tắc riêng.

Bước 3: Đặt thời gian áp dụng#

• Luôn luôn: phù hợp khi shop nghỉ dài ngày (nghỉ Tết, đi nhập hàng).
• Theo khung giờ: chọn giờ bắt đầu, giờ kết thúc và các ngày trong tuần. Ví dụ 18:00–08:00 từ Thứ Hai đến Chủ nhật, hoặc 12:00–13:30 chỉ các ngày trong tuần cho giờ nghỉ trưa.

Bước 4: Đặt giãn cách mỗi khách#

Giãn cách là khoảng thời gian tối thiểu giữa hai lần một khách nhận tin tự động. Đặt từ 1 đến 1.440 phút (24 giờ), mặc định 30 phút. Khách nhắn tiếp trong khoảng này sẽ không bị gửi lặp lại câu cũ.

Bước 5: Viết nội dung và lưu#

Nội dung tối đa 2.000 ký tự. Muốn gửi thành nhiều tin liên tiếp, đặt một dòng --- giữa các đoạn. Bấm Lưu cấu hình là quy tắc chạy ngay. Bạn có thể bật/tắt từng quy tắc bằng công tắc trong danh sách mà không cần xoá.

Mẫu tin nhắn trả lời tự động cho từng tình huống#

Ngoài giờ làm việc:

Dạ shop chào anh/chị! Hiện đã ngoài giờ làm việc (8h–18h).

---

Anh/chị cứ để lại câu hỏi hoặc mã sản phẩm, 8h sáng mai nhân viên sẽ trả lời ngay ạ.

Nghỉ trưa:

Dạ shop đang nghỉ trưa đến 13h30. Anh/chị để lại tin nhắn, chúng em trả lời ngay khi quay lại ạ!

Nghỉ lễ, nghỉ Tết:

Shop nghỉ Tết từ 28/1 đến hết mùng 5. Đơn đặt trong thời gian này sẽ được giao từ mùng 6. Chúc anh/chị năm mới an khang!

Cao điểm, đông khách:

Dạ hiện đang đông khách, anh/chị chờ em vài phút nhé. Trong lúc chờ, anh/chị gửi trước mã sản phẩm và địa chỉ nhận hàng giúp em ạ!

Tránh những câu cụt như "Shop không làm việc, nhắn sau". Một tin tự động tốt luôn có ba ý: chào lịch sự, hẹn thời gian trả lời rõ ràng, và gợi ý khách làm gì tiếp theo.

Những điều cần biết khi dùng trả lời tự động#

• Chỉ một tin tự động mỗi khách trong khoảng giãn cách, dù có nhiều quy tắc cùng khớp. Quy tắc nào khớp trước sẽ được dùng.
• Nhân viên trả lời thì bot nhường lời: nếu người của shop đã nhắn cho khách trong khoảng giãn cách, ZChat không gửi tin tự động.
• Nick phải đang kết nối để nhận tin và gửi trả lời.
• Gói cước hết hạn thì trả lời tự động tạm dừng cho tới khi gia hạn.
• Không dùng cho nhóm: trả lời tự động chỉ áp dụng cho trò chuyện 1-1.

Tóm tắt#

Trả lời tự động giúp shop không im lặng với khách, kể cả lúc nửa đêm. Với ZChat, bạn tạo quy tắc theo khung giờ, ngày trong tuần, giãn cách từng khách, và bot tự lùi lại khi nhân viên vào chat.

Kết hợp thêm mẫu tin nhắn nhanh để sáng hôm sau trả lời hàng loạt câu hỏi giống nhau chỉ bằng vài phím tắt, và hẹn giờ gửi tin để chủ động nhắc lại khách vào giờ làm việc.